Eigenbelege: So wahren Sie Ihre Steuerabzugschancen

Grundsätzlich gilt bei Betriebsausgaben die Regel „keine Buchung ohne Beleg“. Dies gilt insbesondere für die Buchung von Geschäftsvorfällen in Kassenbüchern, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen von Arbeitnehmern und Unternehmern. Dabei geht der Fremdbeleg immer einem Eigenbeleg vor. Im Falle einer Betriebsprüfung kann es vorkommen, dass Betriebsprüfer mit Paragraf 97 AO den Abzug als Betriebsausgabe streitig machen wollen. Darauf sollte man sich nicht einlassen. Denn wenn – warum auch immer – Fremdbelege nicht vorhanden sind, kann die Ausgabe gegebenenfalls durch einen Eigenbeleg glaubhaft gemacht werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Eigenbeleg vom Unternehmer, seinem Arbeitnehmer oder einer anderen Person erstellt wurde.

Es gibt auch durchaus Situationen, wo ein Fremdbeleg gar nicht möglich ist, beispielsweise bei gezahlten Trinkgeldern, manchen Parkautomaten oder wenn ein Thermobeleg unlesbar geworden ist. Die allgemein gültigen formellen Voraussetzungen müssen dabei auch von einem Eigenbeleg erfüllt werden (wir denken hier insbesondere an die Bewirtungskosten).

Für den Vorsteuerabzug reichen Eigenbelege grundsätzlich nicht. Hierfür ist nämlich Voraussetzung, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, d.h. es muss grundsätzlich eine Originalrechnung vorliegen. Eine Ausnahme hiervon gilt nur, wenn dem Finanzamt oder Betriebsprüfer gegenüber nachgewiesen werden kann, dass man ursprünglich einmal im Besitz der Originalrechnung war, auch wenn sie verloren gegangen ist. Dieses könnte zum Beispiel durch eine Fotokopie, einen Scan oder eine vom Geschäftspartner anforderte Kopie erfolgen. Weitere Voraussetzung ist, dass sicher nachgewiesen werden kann, dass die Leistung auch tatsächlich bezogen wurde.

Alle bereits erwähnten Ausführungen gelten auch im privaten Bereich, wenn sie im Zusammenhang mit Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen etc. geltend gemacht werden. Anders als im betrieblichen Sektor gibt es hier jedoch keine speziellen Formvorschriften, sondern es ist ausreichend, dass man die Aufwendungen glaubhaft macht. Lediglich beim Fahrtenbuch, beim Nachweis von Krankheitskosten, haushaltsnahen Dienst- oder Handwerkerleistungen gelten strengere Anforderungen.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass Eigenbelege als Notfalllösung für fehlende Nachweise gedacht sind, aber kein Vorsteuerabzug daraus möglich ist.

Bei weiteren Fragen und Interesse an einem Muster-Eigenbeleg kontaktieren Sie bitte unsere Expertin Ingrid Kruse-Lippert: kruse-lippert(at)kruse-lippert.de, 0511 28462-0.