Vertretung in Zahnarztpraxen: So sind Sie auf der sicheren Seite.

1. Kollegiale Vertretung

Für die Zeit Ihres Urlaubs können Sie einen Kollegen bitten, Ihre Patienten in seiner Praxis zu behandeln. Weisen Sie Ihre Patienten darauf hin, indem Sie Ihre AB-Ansage entsprechend anpassen und die Information an Ihrer Praxistür aushängen.

Tipp: Vermeiden Sie es unbedingt, eine Vertretung zu benennen, ohne dies vorher mit der Person abgesprochen zu haben. Dies sollte eine Selbstverständlichkeit sein; dennoch landen dazu immer wieder Patientenbeschwerden bei der KZV. Auch ist es keine gute Idee, den ärztlichen Notfalldienst als Vertretung während Ihrer Praxisöffnungszeiten anzugeben.

2. Vertretung in Ihrer Praxis

Sie können auch die Vertretung durch eine Kollegin/ einen Kollegen in Ihrer Praxis organisieren. Die Vertretung erbringt dann die Leistungen für Sie (Sie haften!) und rechnet über Ihre LANR ab.

Tipp: In dieser Fallkonstellation sollten die Bedingungen der Vertretung, insbesondere die Pflichten des Vertretenden und Ihre Rechte im Schadensfall vertraglich festgehalten werden.

3. Anzeige bei der KZV

Dauert Ihr Urlaub länger als eine Woche, muss dies der KZV unter Benennung des Vertretenden mitgeteilt werden. Die Pflicht zur Mitteilung besteht unabhängig davon, ob Sie sich für eine kollegiale Vertretung (Nr. 1.) oder eine Vertreterin/ einen Vertreter in Ihrer Praxis entschieden (Nr. 2.) haben.

Tipp: In Hamburg bietet die KZV Zahnärzten ein Formular für die Vertretungsanzeige an.

4. Genehmigung von der KZV

Innerhalb von zwölf Monaten können Sie sich maximal drei Monate lang genehmigungsfrei vertreten lassen. Wenn Sie über diese Dauer hinaus eine Vertretung benötigen, ist eine vorherige Genehmigung durch die KZV erforderlich.

Tipp: Gerade am Ende des Jahres kann die 3-Monats-Grenze schnell erreicht sein. Überprüfen Sie Ihre Abwesenheitszeiten. Das ist wichtig, weil die Leistungen eines genehmigungspflichtigen, aber nicht genehmigten Vertreters nicht abrechenbar sind.

5. Vertretung im MVZ

Auch hier gelten (seit dem neuesten BSG-Urteil vom 30.10.2019) die oben dargestellten Regeln. Demnach ist die „interne Vertretung“ zwischen angestellten Zahn-/Ärzten im MVZ bei mehr als 1 Woche anzeige- bzw. bei mehr als 3 Monaten genehmigungspflichtig.

Tipp: Führen Sie in Ihrem MVZ Kontrollmechanismen ein, um die Ausfall- bzw. Vertretungszeiten Ihrer zahnärztlichen Mitarbeiter im Auge zu behalten. Nur wenn Sie den Überblick behalten, können Sie die erforderliche Genehmigung rechtzeitig beantragen.

6. Vertretung in BAG

Die BAG-Partner haben es leichter: Sie können sich ohne Weiteres gegenseitig vertreten. Das wechselseitige Auffangen von Leistungen bei Abwesenheit eines BAG-Partners ist keine „echte Vertretung“, für die die dargestellten Grundsätze gelten. Der vertretende BAG-Partner rechnet die Leistungen, die er/sie für den abwesenden BAG-Partner erbringt, über die eigene LANR ab.

Tipp: Eine über drei Monate andauernde Abwesenheit kann regelmäßig nicht durch den BAG-Partner aufgefangen werden. Sie sollte je nach Einzelfall anders geregelt werden – informieren Sie sich rechtzeitig, was für Sie die beste Lösung ist.

7. Fachliche Anforderungen an eine Vertretung

Als Vertretung können Sie einen anderen Zahnarzt/ eine andere Zahnärztin auswählen, welche über die identischen oder zumindest fachverwandten Qualifikationen wie Sie verfügt. Sie müssen sich vergewissern, dass Ihre Vertretung die nötigen Qualifikationen aufweist, um die erforderlichen Leistungen vertretungsweise zu erbringen.

8. „Vertretung“ immer freitags?

Möchten Sie regelmäßig weniger arbeiten, hilft keine Vertretung. Die Vertretung ist im vertrags(zahn)ärztlichen Bereich ausschließlich in den gesetzlich geregelten Fällen – etwa Urlaub, Krankheit, Fortbildung – erlaubt.

Tipp: Hier wäre zu überlegen, ob Sie eine Kollegin/ einen Kollegen anstellen. Möchten Sie vorübergehend kürzer treten, um mehr Zeit für Ihre Kinder oder die Pflege eines nahen Angehörigen zu haben, kann die KZV auf Antrag auch einen Sicherstellungs-/Entlastungsassistenten genehmigen.

9. Dokumentation

Vertretungen – auch kurzzeitige – sind jeweils intern zu dokumentieren: Wer hat wen wie lange aus welchem Grund vertreten? Saubere Dokumentation ist insbesondere im Falle einer Abrechnungsprüfung – etwa wegen auffälliger Zeitprofile – pures Geld wert.