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Experten-Tipp: Medizinrecht

Arbeitsverträge: So individuell wie Ihre Praxis


Autorinnen:
Katri Helena Lyck, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Medizinrecht
Cornelia Sauerbier, Rechtsanwältin
Lyck+Pätzold. healthcare . recht, Bad Homburg

                                                                                           

Ob Vergütungsvereinbarungen, Krankheit im Urlaub oder Schwangerschaftsvertretung: Durch klare Regeln im Arbeitsvertrag lassen sich Missverständnisse vermeiden und Klagen vorbeugen. Das Angebot an vorformulierten Musterverträgen ist reichhaltig. Wer Vorlagen nutzt, sollte sie jedoch auf die besonderen Bedürfnisse und Wünsche der eigenen Zahnarztpraxis anpassen und gegebenenfalls ergänzen.

Eine Zahnärztin unterschreibt im Laufe ihrer Karriere viele  Verträge unterschiedlichen Charakters. Zahllose Rechtsvorschriften und ihr stetiger Wandel erschweren häufig den Praxisalltag. Für die Arbeit am Patienten  bleibt immer weniger Zeit. Zahnärztinnen müssen oft zwischen unterschiedlichen Verantwortlichkeiten hin und herjonglieren. Kein Wunder also, wenn die Rolle als Arbeitgeberin bisweilen nur am Rande betrieben wird. Bei der  Einstellung von Mitarbeiter/innen greifen viele Zahnärztinnen aus Zeitgründen und, um Aufwand zu sparen, in Punkto Arbeitsvertrag oft auf Formvorlagen zurück.

Mündliche Verträge bergen Risiken

In manchen Praxen ist es sogar üblich, dass Mitarbeiter/innen bereits seit Jahrzehnten in der Praxis tätig sind, ohne dass die Regelungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich fixiert wurden. Das spricht für ein großes Vertrauen der Zahnärztin in ihre Angestellten, kann im Streitfall  jedoch teure Folgen haben. Oft zahlen  Praxisinhaber/innen bei der Kündigung von Mitarbeiter/innen  grundlos hohe Abfindungssummen. Dies geschieht in der Regel, weil keine Zeit bleibt, sich mit dem Thema Arbeitsrecht zu beschäftigen. Darüber hinaus machen Zahnärztinnen von den zahlreichen arbeitsrechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten eines Arbeitsvertrages nur selten Gebrauch.

Im Zweifel ist Arbeitgeber/in in der Beweisschuld

Allen Beschäftigungsverhältnissen einer Zahnarztpraxis liegen Arbeitsverträge zugrunde, egal ob es sich um den Ehemann der Zahnärztin handelt, die Assistentin oder die Reinigungskraft. Dies gilt unabhängig davon, ob die Vertragsparteien (also Zahnärztin und Angestellte/r) detailreiche Verhandlungen über den Inhalt geführt haben oder nicht. Da ein Arbeitsvertrag, im Gegensatz zu einer Kündigung, grundsätzlich auch ohne Schriftform gültig ist, besteht ein Arbeitsvertrag auch dann, wenn die Parteien nur mündliche Absprachen getroffen haben. Dies kann jedoch im Zweifel zu  Problemen  führen. Denn im Streitfall wird jede Vertragspartei auf die für sie günstigste Auslegung bestehen, ohne dass dies nachweisbar ist. Als Arbeitgeberin muss die Zahnärztin beweisen, dass bestimmte Ansprüche, die die Arbeitnehmer/innen stellen, nicht bestehen. Und das wird ohne schriftliche Fixierung schwierig.

Beispiel Urlaubszeiten

Ein Beispiel: Dr. Berta Meier beschäftigt seit Jahren eine Angestellte ohne Arbeitsvertrag. Mündlich hatte sie mit ihr vereinbart, dass die Angestellte einen Teil ihres Urlaubs in den Betriebsferien nehmen muss. Bisher gab es damit keine Probleme. Nun hat die Angestellte einen neuen Freund, der darauf besteht, dass die Angestellte zu einer anderen Zeit Urlaub nimmt. Die Angestellte bestreitet gegenüber der Zahnärztin, jemals etwas von einer oben genannten Vereinbarung gehört zu haben. Dr. Berta Meier kann sich auf ihre mündliche Vereinbarung nicht berufen, da sie diese nicht nachweisen kann.

Eckdaten für einen schriftlichen Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag sollte  zumindest die schriftlichen Mindestanforderungen des § 2 NachwG enthalten. Folgende Informationen gehören dazu:

  1. Der Name und die Anschrift der Vertragsparteien;
  2. der Zeitpunkt des Beginns eines Arbeitsverhältnisses;
  3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen die vorgesehene Dauer des Arbeitsverhältnisses;
  4. der Arbeitsort oder falls der/die Arbeitnehmer/in nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein sollte, einen Hinweis darauf, dass er/sie an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann;
  5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom/von der Arbeitnehmer/in zu leistenden Arbeiten;
  6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgeltes, sprich Lohns, einschließlich der Zuschläge, der Zulagenprämien oder Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgeltes und wann dieses fällig ist;
  7. die vereinbarte Arbeitszeit;
  8. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubes;
  9. die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses;
  10. einen allgemeinen in Form gehaltenen Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.


Risiken von Standard-Verträgen

Die oben genannten Klauseln gehören zu den „Basics“ eines Arbeitsvertrages und sind in vielen Standardversionen enthalten. Doch auch Standardverträge bergen Risiken.  Probleme ergeben sich beispielsweise, wenn einzelne Punkte unterschiedlich interpretiert werden oder lückenhaft sind.

Beispiel Vergütungsklausel:

Dr. Berta Meier hat einen Standardvertrag mit ihrer angestellten Zahnärztin Dr. Gitta Schmidt geschlossen. Dieser enthält folgende Vergütungsklausel:

Die Vergütung der angestellten Zahnärztin setzt sich aus einer monatlichen Grundvergütung und einer Umsatzbeteiligung zusammen.

  1. a.     Die monatliche Grundvergütung beträgt € 3.000,00 brutto.
  2. b.    Die Umsatzbeteiligung beträgt 35% Ihres erzielten Umsatzes über zahnärztliche Leistungen.

Dr. Berta Meier wollte regeln, dass die Umsatzbeteiligung zunächst auf die Grundvergütung angerechnet wird und erst bei Übersteigen der Grundvergütung zusätzlich ausgezahlt wird. So ist die oben beschriebene  Regelung jedoch nicht zu verstehen. Diese ist vielmehr so auszulegen, dass Dr. Schmidt € 3.000,00 jeden Monat erhält plus 35% ihrer Umsätze. Dies hat Dr. Schmidt auch erkannt, was für Dr. Berta Meier beinahe existenzbedrohend geworden wäre. Mit einer eindeutigen Formulierung wäre Dr. Meier auf der sicheren Seite.

Beispiel Schwangerschaftsvertretung

Probleme entstehen oft auch bei der Erstellung von befristeten Arbeitsverträgen aufgrund von Schwangerschaftsvertretungen. § 21 BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) regelt hierzu, dass ein/e Arbeitnehmer/in befristet eingestellt werden kann. Voraussetzung: Er/sie wird zur Vertretung eines/einer anderen Arbeitnehmers/in für die Dauer eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz, für die Dauer einer Elternzeit oder aber für diese Zeiten zusammen oder für einen Teil davon „befristet“ eingestellt. Es empfiehlt sich, den Grund der Befristung im Arbeitsvertrag klar zu formulieren, wenn  ein/e Mitarbeiter/in als Ersatz für eine Angestellte beschäftigt wird, die wegen Schwangerschaft zeitlich befristet ausscheidet. Der Vertrag könnte etwa folgende Formulierung enthalten:

Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter wird für die Zeit des Beschäftigungsverbots/der Mutterschutzfrist/der schwangerschaftsbedingten Abwesenheit der Mitarbeiterin/die Dauer der Elternzeit, längstens jedoch bis zum Ablauf des….. eingestellt. Das Beschäftigungsverhältnis endet mit Ablauf des vereinbarten Tages, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Wichtig ist hierbei auch, dass ein befristeter Arbeitsvertrag nach § 14 Abs. 4 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG) immer schriftlich erfolgt.

Wird ein Arbeitsvertrag ohne Sachgrund befristet und soll er verlängert werden, ist unbedingt darauf zu achten, dass der Vertrag noch vor Ablauf des ersten Befristungszeitraums verlängert wird. Ansonsten gilt ein unbefristetes, auf Dauer geschlossenes Arbeitsverhältnis.

Beispiel befristete Verträge

Dr. Berta Meier hat eine Entlastungsassistentin E zur Schwangerschaftsvertretung bis zum 31.12.2013 eingestellt. Sie hat mit ihr einen Arbeitsvertrag geschlossen, den sie aus dem Internet heruntergeladen hat. Dieser enthält zwar eine Befristung, jedoch nicht auf den Grund der Schwangerschaft ihrer ursprünglichen Mitarbeiterin A beschränkt. Die bisherige Arbeitnehmerin muss nun aufgrund gesundheitlicher Probleme bei Geburt des Kindes  länger als geplant ersetzt werden. Dr. Berta Meier verlängert daher den befristeten Arbeitsvertrag mit E am 7.1.2014. Damit hat sie  unwissentlich einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit ihr geschlossen.

Krankheit in der Urlaubszeit

Und wie sieht es aus, wenn Mitarbeiter/innen in ihrem Urlaub krank werden? Wie auch außerhalb des Erholungsurlaubs, muss  die Mitarbeiterin ihre Arbeitgeberin unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Hat sie ein ärztliches Attest, werden die Krankheitstage dem Urlaub wieder gutgeschrieben. Liegt kein Attest vor, oder hat die Mitarbeiterin die Zahnärztin nicht benachrichtigt, können die Krankheitstage auf den Jahresurlaub angerechnet werden. Unzulässig und ein Grund für eine Abmahnung ist jedoch, wenn Arbeitnehmer/innen den genehmigten Urlaub eigenmächtig und ohne vorherige Absprache um die Tage ihrer Erkrankung verlängern.

Genehmigten Urlaub im Notfall widerrufen

Fallen aufgrund von Krankheit mehrere Mitarbeiter/innen aus, handelt es sich um einen dringenden betrieblichen Notfall. In diesem Fall kann die Zahnärztin bereits gewährten Erholungsurlaub  widerrufen, muss jedoch entstandene Schäden ersetzen. Arbeitnehmer/innen müssen dann unter Umständen einen bereits geplanten Urlaub absagen. Eine Regelung dieser Pflichten im Arbeitsvertrag erleichtert deren Durchsetzung und führt zu Transparenz zwischen den Parteien. Das  kommt auch dem Betriebsklima zu Gute.

Weitere Aspekte gilt es  im Arbeitsvertrag zu bedenken, um Missverständnissen vorzubeugen und Konflikte zu vermeiden.

  1. Um sicher zu gehen, dass der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin sowohl fachlich als auch von der Persönlichkeit ins Team passt, kann  eine Probezeit im Sinne des § 621 Abs.  3 BGB vereinbart werden.
  2. Was die Bezahlung betrifft, so gibt es unterschiedliche Optionen. Entweder der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin erhält eine festen Monatslohn (Brutto) oder einen Stundenlohn für die von ihr/ihm jeweils geleisteten Stunden. Wird eine Umsatzbeteiligung gewährt, so gilt es, genau zu definieren,  ob diese zusätzlich auf den Lohn addiert wird oder auf das feste Gehalt angerechnet wird. Üblicherweise wird ein fixes Monatsgehalt (Brutto) vereinbart. Es empfiehlt sich, festzulegen, bis zu welchem Datum spätestens die Zahnarztpraxis das Gehalt monatlich zahlt.
  3. Zulagen zu einer Vergütung sollten nicht im Zusammenhang mit dem monatlichen Gehalt geregelt werden. Vielmehr kann  hierfür eine gesonderte Regelung erfolgen, die  in jedem Einzelfall deutlich macht, dass es sich bei der Zahlung von Sonderbeiträgen  um freiwillige Zahlungen handelt, auf die die Arbeitnehmer/innen  keinen Rechtsanspruch für die Zukunft haben.
  4. Einen vollen Jahresurlaub erhalten nur Mitarbeiter/innen, die in Vollzeit arbeiten. Wird ein/e Mitarbeiter/in lediglich in Teilzeit beschäftigt, fällt der Urlaub entsprechend geringer aus. Das Bundesurlaubsgesetz sieht  eine Mindestgrenze für vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer von 24 Urlaubstagen bei einer 6-Tage-Woche vor.
  5. Wenn Mitarbeiter/innen morgens plötzlich fehlen, ist das fürs Team schwierig. Klare Regeln im Krankheitsfall helfen, den Praxisalltag und die Zahlungssicherheit zu vereinfachen. Sollte ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin arbeitsunfähig sein, muss er /sie die Zahnärztin bis zur täglichen Praxisöffnung darüber informieren Nur so hat diese die Möglichkeit, einen reibungslosen Arbeitsalltag zu organisieren. Zwischen Zahnärztin und Mitarbeiter/in sollte grundsätzlich eine Vereinbarung über die Verschwiegenheitspflicht der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters getroffen werden, um zu vermeiden, dass Interna aus der Praxis nach außen getragen werden.

Neben dem  Arbeitsvertrag ist auch die schriftliche Dokumentation weiterer, das Arbeitsverhältnis betreffender Regelungen  wichtig. Oft ermöglichen  Praxisinhaberinnen ihren Mitarbeiter/innen kostspielige Aus- und Fortbildungen und müssen dann die bittere Erfahrung machen, dass diese bald darauf den Arbeitgeber wechseln -  manchmal sogar gerade aufgrund der erlangten zusätzlichen Qualifikationen. Die Investitionen kommen der eigenen Praxis dann nicht mehr zu Gute. Um dem vorzubeugen,  können Zahnärztinnen  mit ihren Mitarbeiter/innen Vereinbarungen treffen. Wechseln diese nach einer Fortbildung in eine andere Praxis, sind sie verpflichtet, die Fortbildungskosten ganz oder anteilig zurückzuzahlen.

Doch Vorsicht! Im Nachhinein wird so eine Vereinbarung schwierig. Rückzahlungsklauseln sollten also  vor Beginn der Fortbildungsmaßnahme vereinbart werden. Zudem sollte  die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer durch die Aus- bzw. Fortbildungsveranstaltung eine angemessene Gegenleistung erhalten haben. So etwa die Chance auf zuvor verschlossene berufliche Möglichkeiten auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt. Um zu beurteilen, wie wirkungsvoll eine Fortbildung ist, kommt es  auch auf das Verhältnis von Ausbildungsdauer und Kosten an. Um mit gutem Gefühl in die Weiterbildung der Angestellten zu investieren, wäre etwa eine Klausel im Arbeitsvertrag denkbar, dass sich die Mitarbeiter/innen verpflichten, der Praxis nach einer Fortbildung mindestens bis zum Tag x die Treue zu halten.

Fazit: Regeln und Transparenz im Arbeitsvertrag bewahren Zahnärztinnen und Arbeitnehmer/innen vor Enttäuschungen und möglichen Klagen/Kosten. Individuelle Arbeitsverträge können auf die spezifische Situation einer Praxis eingehen und Wünsche und Besonderheiten berücksichtigen. Wer in Punkto Arbeitsrecht auf Nummer Sicher gehen möchte, zieht eine Anwaltskanzlei des Vertrauens zu Rate.

 

Kontakt:

Lyck + Pätzold. healthcare . recht
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